Verwerkersovereenkomst

Jij gebruikt het reisdocument om van jouw reizen een document te maken voor jouw klanten. Daarvoor komen er persoonsgegevens van die klanten in mijn systeem terecht. Deze overeenkomst zegt wat ik daarmee mag en wat niet. Ze geldt zolang jij het reisdocument gebruikt.

Van jouw reizigers: hun naam, de dagen van hun reis, hun hotels, vluchten, huurauto's en uitstappen, hun boekingscodes en de tickets met QR die jij binnensleept. Van jou: de naam van je bureau, je contactgegevens en wat er op een factuur hoort.

Geen bijzondere categorieën. Vraag ik nergens om, en jij zet ze er niet in: geen rijksregisternummer, geen paspoortnummer, geen gegevens over gezondheid.

Ik verwerk die gegevens uitsluitend om het reisdocument te maken, te bewaren en te tonen aan wie jij de link geeft, en om je te kunnen helpen als er iets misloopt. Voor niets anders. Niet voor reclame, niet om iets te trainen, niet om iets door te verkopen.

Verplicht een wet me toch tot iets anders, dan zeg ik je dat vooraf, tenzij diezelfde wet me verbiedt je dat te zeggen.

• Het beheerscherm draait in jouw browser. Wat je niet online zet, verlaat je toestel niet.
• Een gepubliceerd reisdocument krijgt een link die niet te raden is en die nergens in een lijst staat.
• Je kunt er zelf een wachtwoord op zetten, en dat raad ik aan bij elk document met codes erin.
• De opslag staat in een datacentrum in Frankfurt, binnen de Europese Unie.
• De verbinding loopt over https, en de pagina laadt niets van derden.
• Alleen ik heb toegang tot de sleutels van die opslag.

Drie leveranciers leveren de techniek eronder: Vercel (de opslag van de documenten, in Frankfurt), Cloudflare (het beheerscherm zelf) en Google (mijn mailbox, dus wat je me mailt). Zij mogen die gegevens alleen gebruiken om hun dienst te leveren. Voor verkeer naar de Verenigde Staten leunen zij op het EU-VS-kader en op de standaardbepalingen van de Europese Commissie.

Wil ik er een leverancier bijnemen, dan laat ik je dat vooraf weten en kun je bezwaar maken. Doe je dat, dan mag je deze overeenkomst opzeggen zonder kosten.

Vraagt een van jouw klanten om zijn gegevens in te zien, te verbeteren of te wissen, dan is dat jouw vraag om te beantwoorden. Ik help je daarbij en lever wat je nodig hebt. Komt zo'n vraag rechtstreeks bij mij binnen, dan stuur ik hem door naar jou en beantwoord ik hem niet zelf.

Merk ik een lek of een vermoeden daarvan, dan laat ik het je weten binnen vierentwintig uur, met wat er gebeurd is, welke gegevens het betreft en wat ik eraan doe. Jij beslist dan of het naar de Gegevensbeschermingsautoriteit gaat, want dat is jouw plicht als verantwoordelijke. Ik lever alles wat je voor die melding nodig hebt.

Ik werk alleen. Er zijn geen medewerkers en geen freelancers die deze gegevens zien. Komt daar ooit verandering in, dan werkt niemand eraan zonder een geheimhoudingsplicht op papier.

Een gepubliceerd reisdocument blijft zes maanden online vanaf de dag dat jij het live zet. Wil je er een eerder weg, dan haal ik het op je vraag dezelfde werkdag offline.

Stop je met het reisdocument, dan wis ik binnen dertig dagen alles wat van jou is, en bevestig ik dat schriftelijk. Wat de wet me verplicht te bewaren, zoals facturen, blijft staan zolang die termijn loopt en wordt verder nergens voor gebruikt.

Wil je nagaan of ik doe wat hier staat, dan beantwoord ik je vragen en toon ik je wat je wil zien. Wil je een audit ter plaatse, dan kan dat één keer per jaar, mits je het twee weken op voorhand vraagt en de kosten ervan draagt.

Op deze overeenkomst is het Belgische recht van toepassing en zijn de rechtbanken van Gent bevoegd. Mijn aansprakelijkheid blijft beperkt tot wat je in de twaalf maanden ervoor betaald hebt, behalve bij opzet of grove fout. Wat wettelijk niet beperkt mag worden, blijft onbeperkt.